Varför importer går fel
Nya system får ofta sina data från en Excel-export ur ett äldre system. Exporten ser rätt ut men innehåller tomma fält, nollor där det borde stå ett värde, adresser som inte går att hitta och rader som redan importerats förra veckan. En import som sparar direkt sprider felen till allt som bygger på datan.
Fem steg till en säker import
- 01
Ladda upp
Användaren laddar upp filen i systemet, inte via e-post till en utvecklare.
- 02
Torrkör
Systemet läser varje rad och bestämmer dess status, utan att spara.
- 03
Visa sammanfattningen
Hur många rader är nya, ändrade, redan inlästa och felaktiga, och varför?
- 04
Godkänn
En människa godkänner eller kastar importen.
- 05
Spara
Först nu skrivs raderna in. Rader som redan finns hoppas över.
Exempel på en sammanfattning
Påhittat exempel, 1 000 rader:
| Status | Rader | Vad som händer |
|---|---|---|
| Nya | 860 | Sparas vid godkännande |
| Finns redan | 112 | Hoppas över |
| Saknar adress | 19 | Visas för rättning |
| Ogiltigt datum | 9 | Visas för rättning |
En definition av en rad
Bestäm en gång vilka fält en rad har, vilka statusar som finns och vad de betyder. Samma definition ska användas av skärmen, av importen och av dokumentationen. Annars betyder “fel” en sak i sammanfattningen och en annan i det som sparas.
Exempel från NOGO Dispatch
I NOGO Dispatch hämtas orderfilerna från TMS automatiskt. Dispatch torrkör, visar sammanfattningen och sparar först när trafikledaren godkänner. Ordrar som redan finns hoppas över.
Gäller även andra branscher
- Ekonomi: inläsning av leverantörsreskontra eller prislistor.
- E-handel: produktdata och lagersaldon från leverantörer.
- Försäljning: kundlistor och leads från mässor och kampanjer.
- HR: personal- och schemadata vid byte av lönesystem.
Ska importen köras utan att någon laddar upp filen? Då blir den en automation med skyddsräcken. Så arbetar vi med automation.