Så räknar ni ROI på automation i transport

Fyll i era egna siffror i varje formel. Alla siffror i exemplen är uppskattningar baserade på vanliga svenska åkerier, och era nivåer kan ligga både högre och lägre. Exemplen följer samma åkeri genom hela kalkylen: 12 bilar, 2 disponenter och 800 ordrar i månaden.

Vad ingår i kalkylen?

En användbar kalkyl har två sidor: alla kostnader för införandet och alla besparingar i drift. Saknas en av sidorna blir slutsatsen missvisande.

Kostnader

Ta med implementation, licens, integrationer, utbildning och intern tid. Många missar den interna tiden, och då ser investeringen billigare ut än den är.

Total investeringskostnad år 1 = implementation + utbildning + integrationer + 12 × månadslicens + intern projekttid i timmar × timkostnad.

Besparingar

Besparingarna brukar komma från fem områden: mindre administration, färre tomkilometer, färre fel, snabbare omplanering och lägre övertid i trafikledningen.

Total årlig besparing = tidsbesparing + minskad tomkörningskostnad + minskade felkostnader + minskad övertid + eventuella intäktslyft.

Håll kalkylen på högst 8–10 rader. Blir modellen för detaljerad tappar ni fart i beslutet, så lägg hellre fördjupningen i bilagor.

Steg 1: Manuellt arbete

Ett bra startvärde är att en disponent ofta lägger 2–3 timmar per dag på manuell orderhantering, dubbelregistrering, statusjakt och avvikelsehantering.

Administrationskostnad per år = antal disponenter × manuella timmar per dag × timkostnad inklusive sociala avgifter × arbetsdagar per år.

Exempel: 2 disponenter, 2,5 manuella timmar per dag, timkostnad 380 kr och 230 arbetsdagar ger 2 × 2,5 × 380 × 230 = 437 000 kr per år. Minskar automationen den manuella tiden med 35 % blir besparingen 152 950 kr per år. Det motsvarar cirka 45,5 kr per order i ren administration (36 417 kr i månaden delat på 800 ordrar).

Dela gärna upp administrationen i orderregistrering, kundkommunikation och fakturaunderlag. Då ser ni var automation gör störst nytta och var ni först behöver ändra arbetssätt. Varför trafikledarbristen gör kostnaden ännu större beskriver vi i analysen om trafikledarbrist.

Steg 2: Tomkörning

Små procenttal ger stor effekt när årsvolymen är hög.

Besparing tomkörning = (tomkörning i % nu − tomkörning i % efter) × milkostnad × årsvolym i mil.

Exempel: åkeriet kör 132 000 mil per år med en milkostnad på 62 kr och 14 % tomkörning. Det kostar 0,14 × 62 × 132 000 = 1 146 640 kr per år. Sänks tomkörningen till 11,5 % blir besparingen 204 600 kr per år, eller 17 050 kr i månaden.

För att undvika överskattning kan ni räkna med att bara 70–80 % av den teoretiska besparingen realiseras första året. Med 75 % blir det 153 450 kr år 1. Resten brukar komma när de nya rutinerna sitter.

Steg 3: Fel och omplanering

Utgå från verkliga felhändelser: bomkörning, missad tidslucka, fel fakturaunderlag och akut omplanering.

Årlig felkostnad = antal fel per månad × genomsnittlig kostnad per fel × 12.

Exempel: 26 felhändelser per månad à 1 450 kr ger 37 700 kr i månaden, eller 452 400 kr per år. Minskar felen med 30 % blir besparingen 135 720 kr per år.

Lägg in ett osäkerhetsintervall: lågt scenario 20 % förbättring, huvudscenario 30 % och högt scenario 40 %. Räkna också med följdkostnader som inte syns i ekonomisystemet, som extra kundservice, goodwillrabatter och intern tid för reklamationer. Den verkliga kostnaden per fel är ofta högre än första uppskattningen.

Steg 4: Lösningens kostnad

Spannet för TMS och planeringsstöd i Sverige är stort, så ni behöver ett eget intervall i stället för ett listpris.

Månatlig totalkostnad = månadslicenser + engångskostnader totalt ÷ avskrivningsmånader.

Exempel: TMS 14 000 kr och AI-modul 7 000 kr i månaden, plus implementation 110 000 kr, integrationer 45 000 kr och utbildning 25 000 kr. Engångsdelen på 180 000 kr fördelad över 36 månader ger 5 000 kr i månaden, och totalen blir 26 000 kr i månaden.

Lägg alltid in 5–10 % reserv för ändringar i integrationer och arbetssätt. Implementation kräver nästan alltid två–tre extra beslut på vägen. Med 8 % blir engångsdelen 194 400 kr.

Steg 5: Payback och ROI

Payback i månader = investeringskostnad ÷ månatlig besparing.
ROI år 1 = (årlig besparing − årlig kostnad för lösningen) ÷ årlig kostnad för lösningen × 100.

ROI år 1 blir cirka 58 %. Räknar ni payback på engångsinvesteringen 180 000 kr blir den 180 000 ÷ 41 106 = 4,4 månader. Räknar ni på hela årskostnaden blir den längre, men modellen blir jämförbar mellan leverantörer.

Visa tre varianter i samma tabell för ledningen: konservativ, huvud och offensiv. Ger alla tre en rimlig payback är beslutet ofta enkelt.

• Har ni räknat med både licens, implementation och intern tid?
• Bygger besparingarna på mätdata från ert nuläge?
• Finns ett konservativt scenario som fortfarande går ihop?
• Är någon utsedd att följa upp månad 1–6?

Vad är rimlig ROI?

För svenska åkerier med 8–40 bilar brukar nivåerna ligga i ett brett men tydligt intervall när datakvaliteten är okej och arbetssätten följs:

• Tidsbesparing i trafikledningen: 15–40 %.
• Minskad tomkörning: 1,5–4 procentenheter.
• Minskade manuella fel: 20–45 %.
• Payback: ofta 4–14 månader beroende på nuläge.

Lovar en leverantör dubbla effekter mot detta, be om före- och eftermätningar. Bra automation säljs på uppföljning, inte på slogans.

Följ upp utfallet

En hög ROI första året är bra, men stabil förbättring över tid är viktigare. Dippar effekten efter andra kvartalet behöver processer eller datakvalitet justeras.

Sätt tre uppföljningsmått innan start: planeringstid per order, tomkörning i procent och felhändelser per 100 uppdrag. Mät varje månad i samma rapport. Vill ni först få grepp om nuläget, börja med Digitalisering i åkerinäringen — var börjar man?